Druckdaten-Upload statt WeTransfer: So nehmen Plotservices große Dateien an
Cenk Ünlü, Verantwortlich für EPP (easyPrintPortal) · Aktualisiert am
Ein eigenes Upload-Portal ersetzt E-Mail-Anhänge und WeTransfer-Links durch einen Weg, auf dem Datei und Auftragsdaten gemeinsam ankommen. Entscheidend sind: große Dateien, Pflichtfelder für Format und Weiterverarbeitung, eine automatische PDF-Prüfung, ein sichtbarer Auftragsstatus und die Speicherung der Daten auf Ihrem eigenen Server.
Das Problem: Die Datei kommt an, der Auftrag nicht
In vielen Plotservices sieht der Alltag so aus: Der Plan kommt als WeTransfer-Link, das Format steht in der E-Mail, die Kostenstelle wird später telefonisch nachgereicht, und die Lieferadresse steht in der Signatur. Jede Information liegt woanders. Das Team sucht, fragt nach und überträgt Angaben von Hand – und genau dort entstehen Fehler.
- E-Mail-Anhänge sind bei vielen Anbietern auf etwa 20 bis 25 MB begrenzt. Große Pläne passen nicht hinein.
- Download-Links laufen nach einigen Tagen ab. Bei Rückfragen oder Nachbestellungen ist die Datei weg.
- Datei und Auftragsangaben sind getrennt. Ob Format, Faltung oder Anzahl stimmen, zeigt sich oft erst in der Produktion.
- Der Kunde sieht nicht, ob der Auftrag angekommen ist und wann er fertig wird – also ruft er an.
- Kundendaten liegen auf fremden Servern, und es ist schwer nachzuvollziehen, wer wann welche Datei erhalten hat.
Was ein Upload-Portal für Druckdaten leisten sollte
| Anforderung | Warum sie wichtig ist |
|---|---|
| Große Dateien direkt im Browser | Pläne, Scans und Präsentationen erreichen schnell mehrere hundert Megabyte. |
| Auftragsdaten als Pflichtfelder | Format, Material, Weiterverarbeitung und Anzahl kommen vollständig mit der Datei. |
| Projekt und Kostenstelle | Firmenkunden brauchen sie für ihre interne Abrechnung – und Sie für die Rechnung. |
| Automatische PDF-Analyse | Seitenzahl und Fläche im Großformat sind sofort bekannt, ohne die Datei zu öffnen. |
| Sichtbarer Auftragsstatus | Kunden sehen selbst, wo ihr Auftrag steht. Das spart Rückfragen am Telefon. |
| Firmenkonten mit mehreren Benutzern | Alle Mitarbeiter eines Büros bestellen unter einem Firmenkonto. |
| Speicherung auf eigenem Server | Die Daten Ihrer Kunden bleiben bei Ihnen. Das ist ein Argument gegenüber Behörden und Planungsbüros. |
| Nachvollziehbarkeit | Jeder Schritt ist protokolliert: wer, was, wann. |
In fünf Schritten vom E-Mail-Postfach zum Portal
- Auftragsarten festlegen: Welche Aufträge kommen am häufigsten – Plots, Kopien, Scans, Bindungen? Für jede Art die Pflichtangaben definieren.
- Mit den Stammkunden beginnen: Die zehn Firmenkunden mit den meisten Aufträgen einladen und ihnen das Portal einmal zeigen.
- E-Mail-Antwort anpassen: Wer weiterhin per E-Mail bestellt, erhält freundlich den Link zum Portal.
- Status nutzen: Aufträge im Team konsequent im System weiterschalten, damit Kunden den Fortschritt sehen.
- Nach vier Wochen auswerten: Wie viele Aufträge kommen über das Portal, wie viele Rückfragen gab es noch?
Wie EPP das löst
In EPP laden Kunden ihre Druckdaten per Drag & Drop mit bis zu 2 GB pro Datei hoch und füllen dabei das Formular der jeweiligen Auftragsart aus – die Felder legen Sie selbst fest. PDFs werden nach Seitenzahl und Fläche analysiert. Projektname, Kostenstelle und eine abweichende Rechnungsadresse gehören zum Auftrag. Kunden sehen den Status ihrer Aufträge jederzeit, und das Team arbeitet die Aufträge auf der Produktionstafel ab. EPP läuft auf Ihrem eigenen Server – Dateien und Kundendaten bleiben bei Ihnen.